Công tác đăng ký quản lý hộ tịch đã được một số kết quả bước đầu, từng bước ổn định và đi vào nề nếp. Cơ sở vật chất bước đầu được cải thiện. Người dân đã nhận thức tầm quan trọng của giấy tờ hộ tịch nên không tùy tiện sữa chữa, thêm, bớt. Tự giác thực hiện đi đăng ký các sự kiện hộ tịch. Không còn tình trạng "sinh không khai, tử không báo" như trước đây.
Cán bộ hộ tịch cấp xã đã xác định được tầm quan trọng của việc đăng ký quản lý hộ tịch, ý thức vấn đề khai sinh, khai tử, kết hôn, thay đổi họ, tên, chữ đệm, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, đăng ký kết hôn, nhận nuôi con nuôi làm phát sinh rất nhiều sự kiện pháp lý khác nhau nên đã tuân thủ trình tự, thủ tục của pháp luật về đăng ký hộ tịch. Nghiệp vụ được nâng cao nên thụ lý giải quyết nhanh chóng, hướng dẫn rõ ràng cho người dân. Những kết quả đạt được là cả một quá trình nỗ lực của cán bộ, công chức ngành Tư pháp trong việc khẳng định vị thế của ngành, vị trí, tầm quan trọng của công tác hộ tịch trong đời sống xã hội.
Trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của công chức Tư pháp hộ tịch cấp xã không ngừng được nâng cao, cải thiện nên các công tác đăng ký hộ tịch cũng được giải quyết nhanh chóng, chính xác, theo đúng quy định của pháp luật, góp phần làm giảm đáng kể các vụ việc khiếu nại, tố cáo về hộ tịch.
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác hộ tịch, chúng ta cần phải đề ra những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc giải quyết thủ tục hành chính đăng ký và quản lý hộ tịch, đáp ứng yêu cầu công tác cải cách cách hành chính:
Thứ nhất, tăng cường sự lãnh đạo của cấp ủy Đảng, sự chỉ đạo của chính quyền cấp trên đối với công tác đăng ký hộ tịch
Cấp ủy đảng, nhất là người đứng đầu phải có nhận thức đầy đủ, sâu sắc về chủ trương, chính sách, pháp luật của Đảng, Nhà nước về công tác đăng ký và quản lý hộ tịch cũng như vai trò, tầm quan trọng của công tác này trong giai đoạn hiện tại. Phải quán triệt kịp thời các nghị quyết, chỉ thị, quy định của Đảng, pháp luật của Nhà nước về công tác này. Tiếp tục hướng dẫn các xã, phường thực hiện nghiêm túc Luật Hộ tịch năm 2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành. Trên cơ sở đó, cần tiếp tục xây dựng kế hoạch công tác đăng ký hộ tịch, đồng thời kịp thời ban hành hệ thống các văn bản hướng dẫn, đốc thúc thực hiện. Bảo đảm sự nhận thức của cơ quan, tổ chức, xã hội về ý nghĩa, vai trò của đăng ký, quản lý hộ tịch và đặc biệt là nhận thức của cán bộ Tư pháp hộ tịch. Tăng cường lãnh đạo, kiểm tra, đôn đốc, sơ kết, uốn nắn kịp thời việc thực hiện công tác đăng ký hộ tịch theo đúng quy định của pháp luật.
Thứ hai, tuyên truyền, nâng cao nhận thức trong cán bộ, nhân dân về tầm quan trọng, nội dung của công tác đăng ký hộ tịch ở cấp xã.
Chính quyền địa phương tạo mọi điều kiện để bảo đảm quyền được thông tin, tìm hiểu, học tập pháp luật của công dân thông qua công tác tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật, xã hội hóa công tác phổ biến, giáo dục pháp luật, khuyến khích và có chính sách để các tổ chức, cá nhân tham gia, đóng góp cho hoạt động phổ biến, giáo dục pháp luật; phát triển các dịch vụ pháp lý hỗ trợ công tác này. Quan tâm xây dựng đội ngũ báo cáo viên, tuyên truyền viên pháp luật vững mạnh cả về số lượng và chất lượng, có phẩm chất chính trị tốt, trình độ chuyên môn vững vàng, có kỹ năng truyền đạt, am hiểu pháp luật và kiến thức xã hội, có như vậy mới đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ trong tình hình mới. Các cấp uỷ, chính quyền địa phương cần phải xác định những nội dung cần tuyên truyền, phổ biến, giáo dục với những hình thức và thời gian phù hợp cho từng loại đối tượng; bên cạnh việc khai thác có hiệu quả các hình thức phổ biến, giáo dục pháp luật trên các phương tiện thông tin đại chúng cũng cần quan tâm đến việc tổ chức những hình thức phù hợp với đặc thù các đối tượng là người đồng bào dân tộc thiểu số, đặc biệt nội dung tuyên truyền phải cụ thể thiết thực, dễ hiểu. Tăng cường đẩy mạnh các hình thức tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật như: Tổ chức các hình thức tuyên truyền, in phát tờ rơi, tờ gấp; tổ chức lồng ghép hoạt động các câu lạc bộ hội, đoàn thể,…
Thứ ba, củng cố, nâng cao năng lực đội ngũ công chức tư pháp – hộ tịch
Hiệu quả quản lý hộ tịch phụ thuộc rất lớn vào năng lực hoạt động của hệ thống cơ quan quản lý và đăng ký hộ tịch, trong đó đặc biệt là Ủy ban nhân dân cấp xã và đội ngũ cán bộ tư pháp – hộ tịch chuyên trách. Để có một đội ngũ làm công tác hộ tịch chuyên nghiệp, ổn định; đủ về số lượng, bảo đảm về chất lượng; đáp ứng được yêu cầu của công tác đăng ký và quản lý hộ tịch trong giai đoạn hiện nay thì công chức được bố trí vào vị trí tư pháp - hộ tịch phải đủ tiêu chuẩn theo quy định và phải được bồi dưỡng nghiệp vụ về đăng ký hộ tịch để đảm nhiệm công tác chuyên môn. Đồng thời xây dựng kế hoạch, quy hoạch đào tạo, bồi dưỡng cho đội ngũ công chức tư pháp - hộ tịch cấp xã những kiến thức về nghiệp vụ, kỹ năng giải quyết các loại việc hộ tịch cũng như kiến thức về lý luận chính trị, quản lý nhà nước để nâng cao trách nhiệm, đạo đức nghề nghiệp cho đội ngũ này. Không chỉ mở các lớp bồi dưỡng về kiến thức, chuyên môn mà cần có những lớp bồi dưỡng về kỹ năng khi thực thi công vụ, kỹ năng trong giao tiếp và xử lý các tình huống phát sinh khi thực hiện hoạt động đăng ký hộ tịch. Đồng thời phải kiện toàn, bố trí đủ số lượng đội ngũ công chức làm công tác hộ tịch đảm bảo đủ tiêu chuẩn theo quy định của Luật Hộ tịch để có thể giải quyêt hoạt động đăng ký hộ tịch một cách nhanh chóng, kịp thời.
Thứ tư, đẩy mạnh thực hiện công tác cải cách hành chính
Tiếp tục hoàn thiện thể chế cải cách thủ tục hành chính trong đăng ký hộ tịch, mục tiêu vừa thuận tiện cho người dân, vừa theo quy định của pháp luật, vừa bảo đảm hiệu quả quản lý nhà nước, cũng qua đó không để xảy ra tình trạng dễ dãi, dẫn đến buông lỏng quản lý, hoặc kiểm soát quá chặt chẽ, cứng nhắc, sẽ dẫn đến không hiệu quả. Triển khai xây dựng cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và các cơ sở dữ liệu liên quan đến quản lý dân cư, các thông tin cơ bản của tất cả công dân sẽ được nhập, cập nhật vào cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và mỗi công dân đều có số định danh cá nhân. Công khai đầy đủ quy trình, thủ tục, lệ phí, thời gian giải quyết yêu cầu đăng ký hộ tịch tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả dán tại trụ sở Ủy ban nhân dân các xã, phường trên địa bàn. Đảm bảo hồ sơ yêu cầu đăng ký hộ tịch của công dân được giải quyết đúng thời hạn; công tác đăng ký và quản lý khai sinh ngoài việc bảo đảm giải quyết hồ sơ của công dân, tổ chức kịp thời, chính xác, đúng pháp luật cần chú trọng triệt để cải cách thủ tục hành chính, công khai, minh bạch, đơn giản hóa về thủ tục.
Thứ năm, nghiêm túc thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra, giám sát việc thực hiện hoạt động đăng ký hộ tịch trên địa bàn quận
Tăng cường thanh tra, kiểm tra việc chấp hành trong lĩnh vực đăng ký hộ tịch nhằm giúp Ủy ban nhân dân cấp xã có thể nắm bắt, điều chỉnh và làm đúng những nguyên tắc, quy định về lĩnh vực đăng ký hộ tịch, ngăn chặn kịp thời những việc làm sai phạm, kiến nghị sửa đổi, bổ sung những quy định bất cập, không phù hợp với thực tiễn. Kiên quyết xử lý nghiêm các trường hợp vi phạm, sai phạm trong công tác đăng ký hộ tịch được phát hiện qua công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo hoặc kiến nghị, phản ánh. Đồng thời cần có sự kết hợp giữa các hình thức kiểm tra, không chỉ thực hiện kiểm tra định kỳ, kiểm tra theo kế hoạch có báo trước mà cần phải tăng cường kiểm tra đột xuất để góp phần nâng cao chất lượng công tác đăng ký hộ tịch.
Việc đăng ký và quản lý hộ tịch là quyền và nghĩa vụ của mỗi người được thực hiện theo trình tự, thủ tục do pháp luật về hộ tịch quy định. Những sự kiện hộ tịch được cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác nhận bằng văn bản và ghi vào sổ hộ tịch. Những giấy tờ, hộ tịch đã được xác nhận và được cơ quan nhà nước có thẩm quyền ghi nhận nhằm để cá biệt hoá một công dân, đây là những chứng cứ pháp lý trong các trường hợp cần thiết. Mặt khác việc đăng ký hộ tịch giúp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong việc quản lý dân số, là cơ sở khoa học để xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế, văn hoá, xã hội, quốc phòng và trật tự, an toàn xã hội.
Để tiếp tục nâng cao hiệu quả công tác cải cách thủ tục hành chính, thời gian tới Ủy ban nhân dân cấp xã sẽ tiếp tục triển khai, áp dụng phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch dùng chung của Bộ Tư pháp nhằm tạo ra sự thống nhất trong việc quản lý tập trung cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử; cơ quan quản lý hộ tịch cấp trên có thể kiểm tra, giám sát việc đăng ký hộ tịch của cơ quan đăng ký hộ tịch cấp dưới, phát hiện, chấn chỉnh sai sót trong quá trình đăng ký hộ tịch, tiến tới xoá bỏ phương thức thủ công cũ để thực hiện hoàn toàn bằng phương thức điện tử hiện đại./.